ERP (Kurumsal Kaynak Planlama)

ERP

Enterprise Resource Planning / Kurumsal Kaynak Planlama

kurumların muhasebe, satın alma, proje yönetimi, risk yönetimi ve mevzuat uyumunun yanı sıra tedarik zinciri operasyonları gibi günlük iş faaliyetlerini yönetmek için kullandığı bir yazılım türünü ifade eder. Eksiksiz bir ERP ürün seti, bir kurumun finansal sonuçlarını planlamaya, bütçelemeye, tahmin etmeye ve raporlamaya yardımcı olan Enterprise Performance Management yazılımını da içerir.

ERP sistemleri, çok sayıda iş sürecini bir araya getirir ve bu iş süreçleri arasında veri akışı sağlar. ERP sistemleri, kurumun ortak işlem verilerini birden fazla kaynaktan toplayarak veri yinelemesini ortadan kaldırır ve tek doğruluk kaynağı ile veri doğruluğu sağlar.

ERP sistemleri günümüzde, her sektörden tüm büyüklüklerdeki binlerce işletmenin yönetiminde kritik önem taşımaktadır. Bu şirketler için ERP, tıpkı elektrik enerjisi gibi vazgeçilmezdir.

ERP Temel Prensipleri

ERP sistemleri, genellikle ortak bir veritabanı üzerinde tek ve tanımlı veri yapısı (şema) kullanacak şekilde tasarlanır. Bu da kurum genelinde kullanılan bilgilerin normalleştirilmesine, genel tanımlara ve kullanıcı deneyimlerine dayalı hâle getirilmesine yardımcı olur. Bu temel yapılar daha sonra işletme departmanlarındaki (örneğin finans, insan kaynakları, mühendislik, pazarlama, operasyon) iş akışlarının getirdiği iş süreçleriyle birbirine bağlanır, sistemler ve bunları kullanan insanlar arasında bağlantı sağlar. Kısaca söylemek gerekirse ERP, modern bir kurumda çalışan, süreç ve teknolojileri entegre etmeye yarar.

Örneğin: Birden fazla tedarikçiden parça ve bileşen satın alarak otomobil üreten bir şirketi düşünün. Bu malların istenmesi ve satın alınması, ayrıca satın almadan ödemeye kadarki sürecin tamamındaki her bir bileşenin, entegre kurumsal iş akışlarına, iş süreçlerine, raporlara ve analitiklere bağlı düzgün biçimlendirilmiş ve temiz veriler kullanmasını sağlamak için bir ERP sistemi kullanabilir. ERP bu otomotiv üretim şirketine uygun şekilde konuşlandırıldığında, örneğin “ön fren balataları“ bileşeni; parça adı, ebat, malzeme, kaynak, lot numarası, tedarikçi parça numarası, seri numarası, maliyet ve teknik bilgilerin yanı sıra diğer açıklayıcı ve veri odaklı unsurlarla düzgün biçimde tanımlanır. Veriler her modern şirketin can damarı olduğundan ERP, rollerini ve sorumluluklarını en iyi şekilde yerine getirmeleri için bu bilgilere ihtiyaç duyan her bireyin ve sistemin bu bilgileri toplamasını, organize etmesini, analiz etmesini ve dağıtmasını kolaylaştırır.

ERP bu veri alanlarının ve niteliklerinin şirketin genel kayıtlarında doğru hesapla yer almasını, böylece tüm maliyetlerin uygun şekilde izlenmesini ve temsil edilmesini sağlar. Ön fren balatalarına bir yazılım sisteminde (veya belki bir dizi elektronik tabloda) “ön frenler”, bir diğerinde “fren balataları” ve başka bir yerde “ön balatalar” denilirse, otomotiv üretim şirketinin ön fren balatalarına yılda ne kadar harcandığını, tedarikçileri değiştirmesi veya daha iyi fiyat için pazarlık yapması gerekip gerekmediğini anlaması zor olacaktır.

Geniş dağıtım için merkezi veri toplama, temel ERP prensiplerinden birini oluşturur. ERP sistemleri birbiriyle bağlantılı olmayan elektronik tablolardan oluşan dipsiz bir envanterle birden fazla ayrı veritabanı kullanmak yerine, CEO’dan borç hesapları görevlilerine kadar tüm kullanıcıların veri oluşturmasını, depolamasını ve ortak süreçlerle türetilen aynı verileri kullanabilmesini sağlamak üzere karmaşıklığa çeki düzen verir. Güvenli ve merkezi hâle getirilmiş bir veri havuzu sayesinde kurumdaki herkes verilerin doğru, güncel ve eksiksiz olduğundan emin olabilir. Hataya açık elektronik tabloları kullanmaktan ve üç aylık bilançolardan ödenmemiş alacaklar raporlarına kadar kurum genelinde gerçekleştirilen her görev için veri bütünlüğü sağlanır.

ERP Temel Prensipleri

ERP sistemleri, genellikle ortak bir veritabanı üzerinde tek ve tanımlı veri yapısı (şema) kullanacak şekilde tasarlanır. Bu da kurum genelinde kullanılan bilgilerin normalleştirilmesine, genel tanımlara ve kullanıcı deneyimlerine dayalı hâle getirilmesine yardımcı olur. Bu temel yapılar daha sonra işletme departmanlarındaki (örneğin finans, insan kaynakları, mühendislik, pazarlama, operasyon) iş akışlarının getirdiği iş süreçleriyle birbirine bağlanır, sistemler ve bunları kullanan insanlar arasında bağlantı sağlar. Kısaca söylemek gerekirse ERP, modern bir kurumda çalışan, süreç ve teknolojileri entegre etmeye yarar.

Örneğin: Birden fazla tedarikçiden parça ve bileşen satın alarak otomobil üreten bir şirketi düşünün. Bu malların istenmesi ve satın alınması, ayrıca satın almadan ödemeye kadarki sürecin tamamındaki her bir bileşenin, entegre kurumsal iş akışlarına, iş süreçlerine, raporlara ve analitiklere bağlı düzgün biçimlendirilmiş ve temiz veriler kullanmasını sağlamak için bir ERP sistemi kullanabilir. ERP bu otomotiv üretim şirketine uygun şekilde konuşlandırıldığında, örneğin “ön fren balataları“ bileşeni; parça adı, ebat, malzeme, kaynak, lot numarası, tedarikçi parça numarası, seri numarası, maliyet ve teknik bilgilerin yanı sıra diğer açıklayıcı ve veri odaklı unsurlarla düzgün biçimde tanımlanır. Veriler her modern şirketin can damarı olduğundan ERP, rollerini ve sorumluluklarını en iyi şekilde yerine getirmeleri için bu bilgilere ihtiyaç duyan her bireyin ve sistemin bu bilgileri toplamasını, organize etmesini, analiz etmesini ve dağıtmasını kolaylaştırır.

ERP bu veri alanlarının ve niteliklerinin şirketin genel kayıtlarında doğru hesapla yer almasını, böylece tüm maliyetlerin uygun şekilde izlenmesini ve temsil edilmesini sağlar. Ön fren balatalarına bir yazılım sisteminde (veya belki bir dizi elektronik tabloda) “ön frenler”, bir diğerinde “fren balataları” ve başka bir yerde “ön balatalar” denilirse, otomotiv üretim şirketinin ön fren balatalarına yılda ne kadar harcandığını, tedarikçileri değiştirmesi veya daha iyi fiyat için pazarlık yapması gerekip gerekmediğini anlaması zor olacaktır.

Geniş dağıtım için merkezi veri toplama, temel ERP prensiplerinden birini oluşturur. ERP sistemleri birbiriyle bağlantılı olmayan elektronik tablolardan oluşan dipsiz bir envanterle birden fazla ayrı veritabanı kullanmak yerine, CEO’dan borç hesapları görevlilerine kadar tüm kullanıcıların veri oluşturmasını, depolamasını ve ortak süreçlerle türetilen aynı verileri kullanabilmesini sağlamak üzere karmaşıklığa çeki düzen verir. Güvenli ve merkezi hâle getirilmiş bir veri havuzu sayesinde kurumdaki herkes verilerin doğru, güncel ve eksiksiz olduğundan emin olabilir. Hataya açık elektronik tabloları kullanmaktan ve üç aylık bilançolardan ödenmemiş alacaklar raporlarına kadar kurum genelinde gerçekleştirilen her görev için veri bütünlüğü sağlanır.

ERP’nin İş Değeri

Günümüzün iş dünyasında ERP’nin etkisi göz ardı edilemez. Kurumsal veriler ve süreçler ERP sistemlerinde toplandıkça işletmeler, ayrı departmanları birbirleriyle uyumlu hâle getirip iş akışlarını iyileştirerek önemli tasarruflar elde edebilirler. Spesifik iş avantajlarına bazı örnekler:

• Geliştirilmiş iş içgörüleri: Raporlarla oluşturulan gerçek zamanlı bilgilerden elde edilir
• Daha düşük operasyon maliyetleri: Düzenli iş süreçleri ve en iyi uygulamalarla sağlanır
• Artan iş birliği: Kullanıcıların sözleşmelerde, , isteklerde ve satın alma siparişlerinde veri paylaşması sayesinde sağlanır
• Verimlilik artışı: Birçok işletme biriminde ve iyi tanımlanmış işletme süreçlerinde ortak bir kullanıcı deneyimi sayesinde sağlanır
• Tutarlı altyapı: Arka ofisten ön ofise, tüm iş faaliyetleri aynı görünümü ve hissi verir
• Daha yüksek kullanıcı benimseme oranları: Ortak bir kullanıcı deneyimi ve tasarımla elde edilir
• Azalan risk: Geliştirilmiş veri bütünlüğü ve finansal kontroller sayesinde sağlanır
• Düzgün biçimlendirilmiş ve entegre sistemlerle daha düşük yönetim ve operasyon maliyetleri

ERP’nin Kısa Tarihi

Kartlardan Mobil Cihazlara
ERP tarihi 100 yıldan eskiye dayanır. 1913 yılında mühendis Ford Whitman Harris, ekonomik sipariş miktarı (EOQ) modeli olarak bilinen, üretim çizelgeleme için kağıt bazlı bir üretim sistemini geliştirdi. Uzun yıllar boyunca EOQ, üretim standardı olarak kullanıldı. İş aletleri üreticisi Black and Decker ise 1964 yılında EOQ kavramlarını ana bilgisayar ile birleştiren malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) çözümünü benimseyen ilk şirket oldu ve oyuna yeni bir soluk getirdi.

MRP, 1983 yılında üretim kaynak planlama (MRP II adı verilir) geliştirilene dek üretim standardı olarak kullanıldı. MRP II, ana yazılım mimarisini “modüller” üzerine kurdu. Satın alma, ürün ağaçları, programlama ve sözleşme yönetimi de dâhil olmak üzere temel üretim bileşenlerini entegre etmekteydi. Tarihte ilk kez farklı üretim görevleri ortak bir sisteme entegre edildi. Ayrıca MRP II, kurumların kurumsal verileri paylaşıp entegre etmek ve daha iyi üretim planlamasıyla işletim verimliliğini arttırmak üzere yazılımlardan nasıl faydalanabilecekleri konusunda çekici bir vizyon sunarak envanteri ve atıkları (ıskartaları) azalttı. 1970’li ve 1980’li yıllarda bilgisayar teknolojisi evrimleştikçe üretim, birleşik finans, müşteri ilişkileri yönetimi ve insan kaynakları verilerinin ötesinde iş faaliyetlerini yürütmek adına MRP II benzeri kavramlar geliştirildi. 1990 yılına gelindiğinde teknoloji analistleri bu yeni iş yönetimi yazılımı kategorisine bir ad verdiler: kurumsal kaynak planlama.

ERP’nin Geçmişi: 1990’lardan Yeni Bin Yıla

İşletme İçinden Bulut Ortamına
1990’lardan yirmi birinci yüzyılın başına kadar, ERP giderek artan bir hızla benimsendi. Aynı zamanda bir ERP sistemini kullanıma alma maliyeti yükselmeye başladı. Yazılımı çalıştırmak için gereken donanım genellikle şirkete ait bir tesiste, sunucu odasındaki büyük makineler oluyordu. Hem donanım hem de yazılım lisansları, 5 ila 10 yıl boyunca değerini yitiren sermaye yatırımları gerektiriyordu. Buna ek olarak kurumlar, çoğu zaman ERP sistemlerini kendi gereksinimlerine uyacak şekilde özelleştirmek istediler. Bu da yazılım danışmanları ve eğitimler için ek masraflar çıkarıyordu.

Bu sırada ERP teknolojisi, gömülü analitik gibi yeni özellikler ve işlevlerle birlikte İnterneti benimseyerek evrimini sürdürdü. Zaman geçtikçe çok daha fazla kurum, işletme içi ERP sistemlerinin modern güvenlik taleplerine veya akıllı telefonlar gibi gelişmekte olan teknolojilere ayak uyduramadığını keşfetti.

Cloud ERP—Yeni Bir ERP Sunma Modeli

Software as a Service (SaaS)
Bulut, özellikle de software-as-a-service (SaaS) ERP için öncelikli model haline geldi. ERP yazılımı bulutta servis olarak sunulduğunda şirketteki sunucu odası yerine, uzak sunucu ağı üzerinde çalışır. İşletme içi sistemle her 5 ila 10 yılda bir pahalı yükseltme yapmak yerine bulut sağlayıcı, yazılımları yılda birkaç kez yamar, yönetir ve günceller. Bulut, şirketlerin yazılım ve donanım satın alma ya da ek BT çalışanlarını işe alma ihtiyacını ortadan kaldırdığı için hem işletim masraflarını (OpEx) hem de yatırım giderlerini (CapEx) azaltabilir. Bu kaynaklar bunun yerine yeni iş fırsatlarına yatırım yapmak üzere kullanılabilir ve kurum her zaman en güncel ERP yazılımlarını kullanır. Çalışanlar BT yönetimi yerine inovasyon ve büyüme gibi daha yüksek katma değerli görevlere odaklanabilir.

Bir ERP Bulut Çözümüne geçmek için 7 Neden

İşletmeler için, şirket içi sistemleri emekliye ayırmak ve aynı anda tamamen buluta geçmek mümkün değildir; ya da en azından bunu yaparken içleri rahat etmez. Bu arada, rotada kalmak ve bir bulut çözümü olarak kurumsal kaynak planlamasının tüm avantajlarını görmezden gelmek artık ideal bir yol değil. Şirket içi sisteminizi değiştirmek veya büyütmek için neden bulut uygulama yazılımlarını kullanmayı düşünmelisiniz?

1 

Yeni ve gelişen SaaS teknolojilerini kolayca benimseyin

Yapay zeka (AI) gibi yeni nesil teknolojiler, eski sisteminizden farklı olarak, bulut tabanlı sistemlerin periyodik güncellemelere gerek kalmadan yeteneklerini hızla geliştirmelerine yardımcı olur. Artık, son kullanıcıdan hiçbir ek veya yeni girdi olmaksızın, ERP sistemlerinin yönetimi ve kullanımı sürekli olarak önemli ölçüde daha kolay hale geliyor.

2 

Mevcut ERP Sisteminizin değerini artırın

Eski yazılımları bulut uygulama yazılımlarıyla genişletmek ve entegre etmek, önemli görevleri bütünleyebilir, geliştirebilir ve tamamlayabilir. Bu yaklaşım, eski ERP sistemlerine yeni bir soluk getirebilir ve işletmelere bulut özelliklerini benimsemeye başlamak için harika bir fırsat sağlar.

3 

Yeni teknolojilere erişin

Eski ERP yazılım modüllerinizi tamamlayan bulut uygulama yazılımlarını bulmak, hızla gelişen yeni teknolojilerden ve kullanıcı paradigmalarını iyileştirmekten anında yararlanmanızı sağlar. Bunlar, operasyonlarınızda temel bir değişiklik olmaksızın anında iş yetenekleri ve değeri sağlayan tamamlayıcı sistemler sağlar.

4 

Üçüncü taraf bağımlılıklarını azaltın

Eski sistemler için raporlama ve analitik, genellikle operasyonel iş zekası oluşturmak için üçüncü taraf bir satıcının katılımını gerektirir. Eski ERP satıcınızın bulut uygulamalarını kullanmak, genellikle ek bir satıcı ilişkisine ihtiyaç duymadan aynı veya daha iyi zeka üretir.

5 

Finansal sistemlerinizi dönüştürün

Eski sistemler asla modern raporlama motorları olarak tasarlanmadı. Bulut tabanlı teknoloji son on yılda doğdu ve temel bir ilke olarak, tamamen farklı bir zihniyet ve sadece neyin mümkün olduğuna değil, aynı zamanda ERP platformlarında başarılı olmak için neyin gerekli olduğuna dair anlayışla geliştirildi.

6 

Daha sağlam güvenlik kaynakları

Bulut çözümü hizmet sağlayıcıları, günün 24 saati bulut güvenliği sorunlarını ve tehditlerini proaktif olarak izlemeye ve güncel kalmaya adanmış büyük, tam zamanlı ekiplere sahiptir.

7 

Talep gören yetenekleri kendinize çekin

Yeni nesil genç çalışanlar mobil, kullanımı kolay ve her zaman açık olan kesintisiz teknolojiyle büyüdüler. Yalnızca şirket içi teknolojiye güvenmeye devam eden hiçbir şirket, yaşa bakılmaksızın en iyi yetenekleri işe alamayacaktır.

ERP’ye Başlarken

ERP Sağlayıcınız Gelişmekte Olan Teknolojilere Yatırım Yapıyor mu?
SaaS modelinin en büyük avantajlarından biri, yazılımın en güncel özellik, işlev ve en iyi uygulamalar ile güncel tutulmasıdır. Bulut ERP sağlayıcılar düzenli olarak güncellemeler yaparlar (örneğin Oracle her ay yapar). Bu da yapay zekâ, dijital asistanlar, makine öğrenimi, blok zinciri, artırılmış gerçeklik ve Internet of Things (Nesnelerin İnterneti, IoT) gibi en yeni ve devrim niteliğindeki gelişen teknolojilerin abonelere düzenli olarak sunulması anlamına gelir. Bu yeni teknolojilere erişim sayesinde ERP yazılımı geliştikçe kuruluşlar iş ideal uygulamalarını hızla geliştirebilirler. Finansal hesapları uzlaştırmak gibi önemli ölçüde manuel müdahale gerektiren süreçleri otomatikleştirebilir. Ek olarak, kullanıcılar ön ofisin yanı sıra fabrika katlarındaki ambarlarda ve kurum genelindeki diğer tüm konumlarda da kurumsal işletme faaliyetlerini kapsamlı ve gerçek zamanlı olarak kavrayabilir. Bu bilgi daha sonra akıllı telefonlar ve tabletler de dâhil olmak üzere her uygun çalışanın mobil cihazlarından kolayca erişilebilir.

Dijital çağ için üretilen günümüzün ERP bulutu mobil, sosyal, analitik ve en güncel gelişmekte olan teknolojileri kucaklamaktadır. Bundan daha azı, bir kurumu ileri taşımaz.